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                                     TERMES DE REFERENCE

Mission_TOGO_2018_CL_Consultance

Intitulé de la mission : Cycle de développement des compétences en communication, partenariats et collecte de fonds

Type de mission :

Renforcement de capacité/appui technique

Thématique(s) :

            Mobilisation des ressources

Programme(s) :

PERSPECTIVES

Période de la mission : Année 2018

Nombre de jours de consultance : 126

Lieu(x) : Lomé - TOGO

Avec le soutien de :

  1. Contexte et justification de la mission

Le projet PERSPECTIVES a pour objectif de participer au renforcement de la structuration et de la pérennité des associations de lutte contre le VIH/sida de 27 associations dans 15 pays d’Afrique francophone par le développement d’une méthodologie d’appuis individualisés « à la carte » permettant de développer les expertises associatives en fonction des contextes et des besoins dans les domaines de la structuration associative et de l’amélioration de la qualité de la prise en charge.

L’un des enjeux de ce programme est de professionnaliser la gestion de ces associations et de renforcer leur autonomisation financière. Cela passe par l’accompagnement de ces structures pour l’accès aux financements, dont l’acquisition de méthodes et d’outils en communication et en collecte de fonds.

En effet, les associations sont confrontées d’une part à la stagnation voire à la diminution des financements internationaux en faveur de la lutte contre le VIH, et à une augmentation des files actives de PVVIH. L’environnement concurrentiel entre les structures, les oblige à chercher à diversifier leurs ressources, ainsi qu’à développer leur visibilité. Or la plupart des associations disposent de peu de ressources développées en propre, qui leur permettraient de développer leurs activités, voire de les maintenir en cas de baisse des autres financements.

Dans une logique de complémentarité, les appuis de Sidaction auprès des associations en mobilisation de ressources portent sur des ressources disponibles au niveau national : donateurs en Afrique, entreprises en Afrique, et diaspora.

Le renforcement de compétences de  ACS en mobilisation des ressources intervient dans ce cadre. ACS est informé du rythme soutenu du renforcement de capacité et s’est engagé à mettre à disposition à plein temps une personne sur cette thématique.

  1. Objectifs et résultats poursuivis

Objectif général :

L’objectif général de cette mission est d’accompagner ACS dans le développement de stratégies et d’outils pour accroitre sa notoriété et ses fonds propres via le développement de sa communication, de ses partenariats et de sa collecte de fonds privés.

Les objectifs spécifiques et résultats attendus sont :

OBJECTIF SPECIFIQUE 1 :

Effectuer un diagnostique sur les compétences en communication et collecte de fonds de et proposer un plan de renforcement de capacité qui s’en suit

Résultats attendus :

  1. Le diagnostique SWOT est effectué
  2. Un plan détaillé de renforcement des capacités est formalisé

OBJECTIF SPECIFIQUE 2 :

Renforcer les compétences des « référents en mobilisation de ressources » en développement de partenariats et appuyer son co-développement.

Résultats attendus :

  1. Les personnes référentes ont renforcé leurs capacités à animer et développer les partenariats de
  2.  
  3. le nombre de partenariats financiers ou non financiers a augmenté en 2018, dont les acteurs impliqués bénévolement / prestataires / stagiaires à l’association

OBJECTIF SPECIFIQUE 3 :

Renforcer les compétences des « référents en mobilisation de ressources » en communication (hors numérique) et appuyer le renforcement de la notoriété de

Résultats attendus :

  1. Les personnes référentes ont renforcé leurs compétences en communication (hors numérique)
  2. Les personnes connaissent et maitrisent les règles de communication écrite(titres / textes /phrases courtes/ visuel)
  3. a développé et mis en œuvre une stratégie de communication (hors numérique)
  4. La notoriété de est améliorée
  5. Au moins 1 document de communication ciblé est disponible

OBJECTIF SPECIFIQUE 4 :

Renforcer les compétences des référents en mobilisation de ressources en communication numérique et appuyer l’amélioration de la communication numérique de

Résultats attendus :

  1. Les personnes référentes ont renforcé leurs compétences en communication numérique
  2. Les personnes connaissent et maitrisent les règles de communication digitale (titres / textes courts/ visuel)
  3. a développé et mis en œuvre une stratégie de communication numérique (dont réseaux sociaux)
  4. a développé un site internet de qualité et animé régulièrement
  5. a développé des activités de qualité sur les réseaux sociaux (Facebook / LinkedIn / Twitter / Instagram) et les publications sont en lien avec le site internet
  6. La notoriété numérique de est améliorée
  7. Le nombre de sympathisants (réseaux sociaux/lecteurs du site) a augmenté et/ou la qualité des contenus est mieux ciblée (temps passé sur les pages, taux de rebond etc)

OBJECTIF SPECIFIQUE 5 :

Renforcer les compétences des référents en mobilisation de ressources en collecte de fonds (numérique et hors numérique) et appuyer l’amélioration de la collecte de fonds (numérique et hors numérique) de

Résultats attendus :

  1. Les personnes référentes ont renforcé leurs compétences en collecte de fond (numérique et hors numérique)
  2. Une stratégie de collecte de fonds numérique est formalisée et mise en œuvre ;
  3. Au moins 1 action de collecte est réalisée (page internet, facebook, évènement etc)
  4. Le nombre de donateurs/ le montant des fonds liés à la collecte a augmenté
  5. Le nombre de bénévoles / prestataires a augmenté
  6. Le nombre de partenariats Entreprise a augmenté et/ou les anciens partenariats sont consolidés

OBJECTIF SPECIFIQUE 6 :

Améliorer le suivi / évaluation de la communication et de la collecte de fonds de

Résultats attendus :

  1. Les personnes référentes ont renforcé leurs compétences en suivi / évaluation
  2. Des outils de suivi / évaluation sont mis en place
  3. pilote mensuellement son activité de communication et collecte de fonds sur la base d’un système de données fiable et actualisé (dont GoogleAnalytics)

OBJECTIF SPECIFIQUE 7 :

Mettre en place un dispositif de remplacement en cas de turn over, en lien avec et Sidaction

Résultats attendus :

  1. Des documents méthodologiques et de suivis des activités sont formalisés et stockés sur internet (drive partagé avec Sidaction dont les codes sont stockés chez le DG et font parti des documents distribués aux « Nouveaux Arrivants au poste de Mobilisation de ressources » au service RH)
  2. Au bout d’1 an, un nouveau Volontaire peut être recruté pour la mobilisation des ressources et formé par EVT et les 6 derniers mois du consultant

OBJECTIF SPECIFIQUE 8 :

  1. capitalise avec l’aide du consultant sur sa démarche

Résultats attendus :

  1. a capitalisé sa démarche par la production d’1 document partagé et publié
  2. Description de la mission
  • Présentation de la / des structure(s) auprès de qui se fait la mission (avec bref historique du partenariat, etc.)

Action Contre le Sida (ACS) est une association togolaise de lutte contre le VIH et à but non lucratif, créée en Juillet 1998 par des personnes concernées et des professionnels de santé engagés. Basée à Lomé, l’association intervient sur tout le district sanitaire n°3.

Au 30 décembre 2016, la file active de l’association est composée de 1650 personnes (1650 PVVIH suivies dont 1550 sous ARV). L’organisation intervient dans le domaine de la prévention, du dépistage/conseil, du suivi médical (avec dispensation de médicaments ARV et IO et prise en charge suivi biologique), du soutien psychosocial et nutritionnel ou encore de la formation. Un accent particulier est mis sur l’approche genre et sur la prévention auprès de 271 HSH et 200 travailleuses du sexe.

Elle est également impliquée dans la PTME et l’accompagnement du couple parents-enfants vers l’annonce du statut sérologique, et elle réalise une prise en charge globale d'enfants infectés par le VIH.  Fin 2016, la file active l’association comprend 126 enfants et adolescent.e.s âgé.e.s de 0 à 19 ans, tous infectés par le VIH et sous ARV. Elle fait partie du programme GRANDIR jusqu’en février 2017 et est désormais rattachée au réseau Grandir Ensemble, dont le lancement officiel a été effectué à la Conférence Africaine de lutte contre le VIH (ICASA) le 6 décembre 2017, avec le soutien de l’AFD. 

L’une des particularités de cette association est l’implication des bénéficiaires dans sa gouvernance et son projet associatif. Contrairement à d’autres associations qui se sont institutionnalisées avec leur montée en compétences, ACS a su garder son esprit communautaire et collaboratif tout en se professionnalisant.

ACS a ouvert ses portes à la population générale dans un esprit d’intégration des soins.  L’association a par ailleurs bénéficié de l’Appui de Engerderhealth en 2015 et en 2017 pour l’offre de service des activités de Planification familiale. Ainsi entre Avril et novembre 2017, 1301 Personnes ont bénéficié de l’offre de service de Planification dont 209 femmes séropositives. 

L’objectif de l’association est de continuer sa prise en charge actuelle pour les personnes vivant avec le VIH et les populations clefs, et d’inclure des examens biologiques externes pour le voisinage et la population riveraine. Aussi ACS avec le soutien de la Fondation de France, s’est doté d’un appareil échographe. Cela permettra à l’association d’être plus autonome financièrement. Enfin, l’association a réalisé un business Plan avec l’appui de l’initiative 5% qui a donné lieu à une étude de faisabilité sur la mise en place d’une mutuelle de santé interne au centre.

  • 3.2 Activités prévues

Un accompagnement est réalisé sur site 5 jours pleins par mois pendant 18 mois.

L’ensemble des outils sont créés en collaboration entre ACS et le consultant qui apporte son savoir et son savoir-faire en la matière à ACS. L’ensemble des activités, stratégies, plans d’action et outils devront être développés dans une logique pleinement participative, favorisant le transfert de compétences.

Le consultant développera avec ACS des stratégies et des outils visant à améliorer les actions de mobilisation des ressources. D’autres part, le consultant expert en la matière, apportera des conseils, un soutien méthodologique, diffusera les exemples dont il a connaissance et fixera des objectifs à ACS visant à améliorer les actions et les publications de la structure.

Au cours de ces 18 mois, le consultant veillera à effectuer un suivi détaillé de la montée en compétences de  ACS, améliorera les capacités du service Mobilisation de Ressources en suivi / évaluation et développera un système de d’évaluation des compétences de la structure, en lien avec Sidaction (niveau débutant / moyen / expérimenté / expert).

OBJECTIF SPECIFIQUE 1 :

Effectuer un diagnostique sur les compétences en communication et collecte de fonds de et proposer un plan de renforcement de capacité qui s’en suit

  1.  
  • Diagnostiquer les forces et faiblesses/ risques et opportunités de ACS sur la communication et la collecte de fond (compétences rédactionnelles, outils déjà en place, ampleur du réseau déjà conçu et existant, définition d’un calendrier de relances et des outils de relances, méthodes de prospection etc),
  • Créer un plan de renforcement en lien avec le diagnostique
  • Concevoir avec ACS et Sidaction un plan d’action par thématique et d’objectifs mensuels

OBJECTIF SPECIFIQUE 2 :

Renforcer les compétences des référents en mobilisation de ressources en développement de partenariats et appuyer son co-développement

  1.  :
  • Concevoir et/ou partager des documents méthodologiques sur le sujet,
  • coacher l’équipe sur le sujet,
  • partager son réseau,
  • appuyer et animer le développement des stratégies et des actions (réunions, rencontres, envois d’emails, entretiens téléphoniques, participation à des conférences) favorisant les partenariats avec les acteurs économiques/bailleurs /fondations, les Ambassadeurs, les universités.
  • Travail sur base de contacts et de prospection sont développées et mise à jour mensuellement, de nouveaux partenariats existent et sont inscrits dans une base Partenariats mise à jour régulièrement.
  • Fixation d’objectifs les contacts déjà connus sont rappelés
  • de nouveaux contacts sont pris

OBJECTIF SPECIFIQUE 3 :

Renforcer les compétences des référents en mobilisation de ressources en communication et appuyer le renforcement de la notoriété de

  1.  :
  • Des documents de communication et de marketing ciblés sont co-élaborés et publiés (1 document « Entreprise », 1 document « Bénévoles », 1 document Partenariats / dons, 1 document « Diaspora »)
  • Au moins 1 action permettant le renforcement de notoriété est prise
  • Les relations presses sont développées (petits déjeuner presse etc)

OBJECTIF SPECIFIQUE 4 :

Renforcer les compétences des référents en mobilisation de ressources en communication numérique et appuyer l’amélioration de la communication numérique de

  1.  :
  • co-élaborer une ligne éditoriale formalisée,
  • développer avec une stratégie et des actions de développement de nouveaux sympathisants et de fidélisation des contacts déjà reçus (dont diaspora),
  • améliorer la stratégie commune Site / Réseaux sociaux,
  • accompagner pour améliorer les publications sur les réseaux sociaux (LinkedIn / Twitter / Instagram et autre réseau social utilisé dans le pays)

OBJECTIF SPECIFIQUE 5 :

Renforcer les compétences des référents en mobilisation de ressources en collecte de fonds numérique et appuyer l’amélioration de la collecte de fonds numérique de

  1.  :
  • Mettre en place avec une stratégie et des actions de développement de nouveaux donateurs et/ou de fidélisation des donateurs déjà existant (dont diaspora)

OBJECTIF SPECIFIQUE 6 :

Améliorer le suivi / évaluation de la communication et de la collecte de fonds de

  1.  :
  • Mettre en place ou réviser avec des outils de suivi-évaluation de la communication et de la collecte de fonds (tableaux de bord pour chaque grande activité, création d’indicateurs de suivi quantitatifs et qualitatifs à suivre, création d’indicateurs d’impacts quantitatifs et qualitatifs à suivre et sur lesquels baser une analyse sur la communication et la collecte de fonds de ),
  • renforcer les capacités de à les développer, remplir et suivre mensuellement.

OBJECTIF SPECIFIQUE 7 :

Mettre en place un dispositif de remplacement en cas de turn over, en lien avec et Sidaction

  1.  :
  • Réunions avec le comité de direction et formalisation d’actions à mettre en place pourun plan de remplacement dès le démarrage du RC

OBJECTIF SPECIFIQUE 8 :

  1. capitalise avec l’aide du consultant sur sa démarche
  2.  :
  • Publication / partage d’1 document sur un suivi des dépenses engendrées pour la communication et la mobilisation des ressources, et y accoler les bénéfices engendrés en matière de communication / notoriété ainsi que des recettes financières prévisionnelles et réelles directement liées à ces activités.
  • Publication / partage d’1 document sur la démarche de
  • Livrables
  • 1 diagnostique de compétences et un plan de renforcement de capacités est effectué, formalisé et validé avec Sidaction et
  • 1 plan d’action détaillé par thématique comprenant les objectifs et les prévisions mensuelles des activités est envoyé à Sidaction avant chaque mission
  • 1 rapport de mission est envoyé à Sidaction à la fin de chaque mission sur site comprenant
    • les corrections apportées au plan d’action initialement prévu,
    • copie des outils développés pour et /ou avec et/ou par (à préciser)
    • copies d’actions et/ou de documents réalisées par ,
    • objectifs mensuels assignés à (en collaboration avec ).
    • En annexe, Rapport Google Analitycs + une analyse synthétique mensuelle sur la communication et la collecte de fonds de au global (avancement / stagnation / forces / faiblesses)
  • 1 ligne éditoriale formalisée
  • 1 tableau de bord sur la communication et la collecte de fond est créé en lien avec et validé par Sidaction ainsi qu’une liste d’indicateurs qualitatifs et quantitatifs de suivi et d’impacts permettant de suivre l’évolution mensuelle et/ou après un évènement particulier
  • 1 tableau d’analyse de la communication et collecte de fond digitale de est créé spécifiquement avec et/ou pour (Google Analytics)
  • 1 document de suivi des partenariats et des relances contacts est formalisé. Vérification de l’actualisation régulière du document.
  • Au moins 1 outil (document écrit / audio-visuel) de collecte de fonds ciblé (par ex Entreprises/ diaspora/ Grands donateurs / Ambassadeurs / donateurs lanbda / jeunes étudiants Vs personnes âgées) est formalisé et publié (site – réseaux sociaux et édition)
  • 1 document d’évaluation attestant du niveau de en lien avec le plan de renforcement de capacité est formalisé avec Sidaction (décrivant les 4 niveaux débutant / moyen / expérimenté / expert)
  • 2 documents de capitalisation de la démarche de sont publiés (l’un sur le financier, l’autre sur l’approche de )
  • 1 stratégie de communication et de collecte de fonds à 5 ans est formalisée avec – deadline : décembre 2019

Des livrables spécifiques à chaque mission peuvent être demandés et seront amenés à évoluer au cours des 18 mois.

Les outils développés, rapports de mission, plans de renforcement de capacité doivent être enregistrés dans le Google Drive partagé déjà existant ce qui permettra de suivre le bon déroulement et l’avancée des missions de manière partagée.

  • Période de mise en œuvre (dates de démarrage et de fin avec planning)

Janvier 2018 – Janvier 2020

Prévoir 1 mission de 5 jours par mois en lien avec ACS (un tableau de planning sera enregistré dans le Google Drive partagé) pendant 1 an 1/2, soit 18 missions.

Nombre de jours de mission sur site : 90 jours temps pleins divisés en 18 missions mensuelles de 5 jours chacune.

Nombre de jours supplémentaires : 36 jours c'est-à-dire 2 jour supplémentaires pour chaque mission permettant de préparer et d’envoyer les livrables attendus.

  • Coordination

Sidaction : Clémentine Lacroix, Responsable des programmes de Structuration Associative

ACS:le Responsable de la Mobilisation des Ressources et bénéficiaire du Renforcement de Capacité

Le Consultant

  • Modalités pratiques (organisation logistique)

ACS met à disposition du consultant un bureau, une connexion internet et tout autre matériel nécessaire au bon  déroulement des activités.

 

  1. Profil du.de la consultant.e

PROFIL : consultant national ou régional

Qualifications :

  • Bac +5 ou expérience équivalente en communication et en collecte de fonds ;
  • Spécialisation sur le renforcement ou l’appui aux acteurs associatifs et communautaires appréciée.

Expérience professionnelle :

  • Minimum 5 ans d’expérience en communication et en collecte de fonds (modèles économiques numériques, partenariats entreprises, communication institutionnelle et ciblée), en particulier dans le secteur associatif et la lutte contre le VIH/sida dans les pays en développement ;
  • Minimum 3 ans d’expérience dans des pays d’Afrique, de préférence auprès d’acteurs associatifs ou communautaires de lutte contre le VIH/sida au Togo ou au Bénin ;
  • Expérience indispensable de la formation, du coaching et du renforcement de capacité ;
  • Une expérience de consultance préalable et d’écriture de rapports serait appréciée

Autres compétences :

  • Excellente maîtrise du français et de l’anglais indispensable ;
  • Excellentes capacités relationnelles et d’animation ;
  • Excellentes capacités rédactionnelles démontrées.
  1. Modalités de candidature 

Envoyer les candidatures à : c.lacroix@sidaction.org  / layera42@yahoo.fr

Plus d’informations : 00228 91 06 25 88 / 00228 98 74 81 74

Date de clôture : 04 mars 2018.



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